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Vi Projekt

Ein automatisiertes Unternehmen, das den Unternehmer benachrichtigt, wenn sein Eingreifen erforderlich ist.

Vision von Vi Projekt ist ambitioniert

Automatisierung entlastet Sie und Ihre Mitarbeiter und ist ein starkes Argument bei der Suche nach neuen Mitarbeitern. Langweilige und fehleranfällige Routinearbeiten fallen weg, was die Qualität deutlich steigert. Dies entlastet Ihre Mitarbeiter und ermöglicht es ihnen, qualitativ bessere Arbeit zu leisten. Darüber hinaus stellt die Implementierung von Prozesssteuerung und Automatisierung in dieser Form ein attraktives Merkmal für potenzielle Bewerber dar, wodurch Sie sich erfolgreich von Ihren Mitbewerbern abheben können. Nicht zuletzt wirkt sich dies unmittelbar auf den Deckungsbeitrag aus – sowohl in Bezug auf die Höhe als auch auf die Vorhersehbarkeit.

Bauspezifische Funktionen in Vi Projekt

  • Schnittstelle für die Daten- und Leistungsübernahme in Vi Kalk, besonders relevant bei wiederholten Anpassungen des Leistungsumfangs (z. B. Nachträgen).
  • Effiziente Verwaltung von Vorbehalten und Terminzusagen mit automatischen Warnhinweisen bei Nichteinhaltung der vereinbarten Termine. Ebenso umfasst die Lösung die Überwachung der Finanzierungen und die automatische Benachrichtigung über Workflows bei Unterdeckung. Zudem beinhaltet sie die automatische Festlegung von Gewährleistungen mithilfe von Workflows.
  • Optimierte Rollenverwaltung mit der Möglichkeit einer Adressvorbelegung, die von der Postleitzahl abhängig ist.
  • Darstellung der Kostenelemente aus der Kalkulation (einschließlich Kalkulationspositionen, Raumbuch, Material und vorgegebener Zeit aus Stücklisten) als Sollwerte.

  • Verrechnung von Nachträgen basierend auf dem Zahlungsplan (prozentual), inklusive einer nachträglichen Anpassung des Nachtrags für bereits gestellte Abschlagsrechnungen.
  • Nachtragsabrechnung, bei der eine Abschlagsrechnung in voller Höhe noch auszustellen ist.
  • Separate Nachtragsberechnung auf Rechnung.

  • Frei konfigurierbare Schnittstellen, z. B. für Bemusterung.

  • Eine rechtskonforme Schlussrechnung, die die Gesamtvertragssumme einschließlich der Nachträge als Rechnungsbetrag ausweist. Die Vertragssumme und die Nachträge werden separat aufgeführt, ebenso wie die bereits gestellten Rechnungen, die getätigten Zahlungen und der noch ausstehende Zahlungsbetrag.

  • Kontinuierlicher Kontoauszug für den Kunden, der den aktuellen Rechnungs- und Zahlungsstand anzeigt.

  • Frei definierbar mit grafisch dargestellten Obervorgängen (eine Ebene) und grafisch nicht sichtbaren Untervorgängen innerhalb der Obervorgänge.
  • Freie Felddefinitionen zur Datenerfassung im Vorgang.
  • Die automatische Konfiguration des Bauzeitenplans erfolgt entweder anhand der Vorgabezeiten aus der Kalkulation oder aufgrund statistischer Merkmale. Zum Beispiel, wenn keine Photovoltaik in der Kalkulation berücksichtigt wurde, wird der entsprechende Vorgang im Bauzeitplan auf Null gesetzt und nicht in die Ausführung übernommen. Alternativ werden die Plan- und Vorgabezeiten aus der Kalkulation mithilfe von Stücklistenzeiten, Positionszeiten für Produktion oder Montage sowie Zeiten für Subunternehmer als Planzeit (was die Länge des Balkens im Bauzeitenplan betrifft) übernommen.
  • Der Bauzeitenplan kann flexibel für unterschiedliche Zwecke (Kunden oder Subunternehmer) angepasst und gedruckt werden.

  • Es sind frei konfigurierbare grafische Übersichten über mehrere Projekte verfügbar, bei denen die Auswahl der anzuzeigenden Vorgänge individuell gestaltet werden kann.

  • Frei definierbar OHNE Programmierung.
  • Es sind etwa 40 verschiedene prüfbare Bedingungen verfügbar, darunter Soll-Ist-Terminprüfungen, Überprüfungen von Projektdaten (z. B. anhand statistischer Merkmale aus der Kalkulation), Finanzierungsprüfungen, Rollenprüfungen und viele weitere.
  • Es stehen etwa 20 verschiedene Workflowaktionen zur Verfügung, darunter die Erstellung von E-Mails, Faxen, SMS, Dokumentationseinträgen, Kalendereinträgen, Statusänderungen und den Versand von Vorgängen als interne Beauftragungen.
  • Beispiele:
    • Arbeitsverteilung/Informationsmanagement/Verzugsüberfach mit mehrstufiger Eskalation
    • Hausübergabedokumente automatische Zusammenstellung der Dokumente für die Hausübergabe unter Berücksichtigung des Leistungsumfanges (Holzfenster/Kunstofffenster korrekte Pflegeanleitung)
    • Gewährleistungssetzung Auslösung durch z. B. Mangelfreiheit nach Übergabe oder Übergabe-Fertigmeldung
    • Automatische Verlängerung/Verkürzung der Baugenehmigungsphase in Abhängigkeit vom Baugenehmigungsverfahren (Baugenehmigung/Freistellung/…)
    • Automatische Verschiebung des Bauzeitenplanes bei vorzeitigem/verspäteten Endemeldungen (Eingang Baugenehmigung/Freigabe Bemusterung durch Kunden/Freigabe Werkplanung durch Kunden/….) unter Berücksichtigung von Schwellenwerten

  • Frei definierbare Vergabelose mit Lieferantenzuordnungen nach Regionen.
  • Übernahme der Vergabeleistungen aus der Kalkulation.
  • Automatischer Preisspiegel mit Anzeige der kalkulierten Vergabesummen und der Vergabepreise der Lieferanten nach Lieferantenpreisen.
  • Automatische Prüfung der „gleichzeitigen Baustellen“ der Subunternehmer zum Ausführungszeitpunkt.
  • Frei konfigurierbare Anfrage/Beauftragungsdokumente.
  • Eine mehrstufige Freigabe ist möglich, zum Beispiel die Freigabe zur Beauftragung in Abhängigkeit von der Vergabesumme oder die Vergabe nach Freigabe durch Team B, nachdem Team A die Vergabeleistungen bearbeitet hat. Die Berechtigungssteuerung ist individuell anpassbar und erfolgt über Benutzer.

  • Die Lieferantenüberwachung erfolgt anhand von Lieferantendokumenten, wie beispielsweise Haftpflichtbescheinigungen, unter Berücksichtigung der Ablaufdaten und durch den Einsatz von Workflows.
  • Die Lieferantenpreisverwaltung umfasst Standard-Vergabepreise aus der Kalkulation, regionale Anpassungen und Gültigkeitsdaten.
  • Warenwirtschaft mit Artikelverwaltung auf Lieferantenebene inklusive Preisupdatefunktionalität.
  • Preispflegemechanismen für prozentuale oder absolute Preisanpassungen.

  • Es gibt unterschiedliche Quellen für Mängelberichte, darunter das Bautagebuch, Erfassung nach telefonischer oder schriftlicher Meldung sowie über die Baustellenportal-App.
  • Workflowüberwachung für die Erledigung der Mängel.
  • DEKRA-Schnittstelle zur Übernahme von Abnahmedaten ins System und automatische Übernahme der Mängel in den Kundenservice (in Arbeit, anschließend TÜV-Anbindung geplant)

  • Frei definierbare Listenausgaben (ohne Programmierung), kein List und Label, Crystal Report o. ä. erforderlich
  • Die Vergabegewinnausweisung umfasst die Kostenzuordnung, insbesondere wenn Vergabeleistungen intern im Unternehmen kalkuliert, vergeben, abgerechnet oder noch offen sind.
  • Der Forecast basiert auf den Ausgangsrechnungen (durch Verknüpfung mit Zeiten aus dem Bauzeitenplan) sowie den Eingangsrechnungen (durch Zahlungspläne mit Zeiten aus dem Bauzeitenplan) im Zusammenhang mit den Vergaben.

  • Automatisches, flexibel konfigurierbares Dokumentenmanagement, das die automatische oder manuelle Ablage von Dokumenten auf mehreren Ebenen gleichzeitig ermöglicht: Projekt, Vorgang, Adresse (Kunde, Lieferant) und Benutzer.
  • Dialoggeführte „Verschlagwortung“ für eingehende Dokumente zur gleichzeitigen Ablage auf mehreren Ebenen: Projekt, Vorgang, Adresse (Kunde, Lieferant) und Benutzer.
  • Frei definierbare PDF-Dokumente mit Daten aus dem Projekt z. B. zur Bearbeitung im Baustellenportal mit automatischer Ablage oder Versand bei Rückgabe des ausgefüllten PDF.

  • Frei definierbare Workflows zur Rechnungsprüfung.
  • Integrierte Funktionen zur Rechnungskürzung, Rechnungsabweisung, Einbehalten mit optionaler Zuordnung von Mängeln und Möglichkeit zur Weiterberechnung an den Kunden oder Dritte.
  • Rechnungseingangsbuch und Einbehaltsverwaltung.
  • Tagesabschluss mit Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online inklusive Bildübergabe der Rechnung.

  • Synchronisation mit der Projekt-Datenbank.
  • Projektdatenverwaltung:
    • Adressedaten
    • Projektbeteiligte inkl. Benachrichtigungsfunktion
    • Terminanzeige und Rückmeldefunktion Ist-Start/Ende-Termine inkl. automatischer Verbuchung der Ist-Meldungen im Bauzeitenplan und Auslösung von Workflows
    • Mangelanzeige und Mangelrückmeldung
    • Dokumentenanzeige und Bearbeitung incl. Unterschrift (PDF)
    • Fotodokumentation mit automatischer Benennung und Ablage im Projekt
  • Zeiterfassung für das Personal, inklusive Anwesenheitszeiten beim Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen.
  • Erfassung von Betriebsdaten, die Projekt- und Arbeitsgangsinformationen mit Angaben zu Beginn, Pausen, Wiederaufnahme, Unterbrechungen und Fertigmeldungen umfassen.
  • Erfassung des Bautagebuchs mit einer Diktatfunktion, Aufzeichnung von Mängeln und Protokolleinträgen, Integration von Bildern sowie automatischer Synchronisation mit dem Projekt.

Die Voraussetzungen für Vi Projekt.

Ihr Unternehmen muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit das Vi-Projekt Realität werden kann:

  1. Vi Kalk
    Vi Kalk darf in Ihrem Unternehmen etabliert sein. Auch der Generalist, der nicht nur im Hausbau tätig ist, kann mit der Option der Bearbeitung von GAEB-Ausschreibungen in Vi Kalk faktisch alle seine Leistungen abbilden. Folglich kann er Projekte mit Vi Projekt abwickeln.

  2. Prozesse
    Die Voraussetzung für Vi Projekt sind Prozesse. Diese dürfen detailliert beschrieben sein. Dazu zählen auch Vorgaben, was zu tun ist, sollte etwas nicht erfüllt sein. In der Regel ist die Prozessdefinition etwas, was teilweise vorhanden ist, teilweise vorbereitet werden kann und teilweise projektbegleitend erarbeitet wird.

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